REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA I UŻYTKOWANIA POWIERZCHNI

Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania i korzystania z powierzchni należących do Muzeum Żołnierzy Wyklętych przy ul. R. Traugutta 19, 07-410 Ostrołęka, zwanego dalej „Muzeum”

1. Powierzchnie należące do Muzeum Żołnierzy Wyklętych, w tym w szczególności sala kinowo-konferencyjna, biblioteka mogą być udostępniane na potrzeby organizacji wydarzeń o charakterze kulturalnym, edukacyjnym, naukowym, społecznym, promocyjnym, biznesowym lub innym, pod warunkiem że charakter wydarzenia pozostaje zgodny z misją, działalnością statutową oraz dobrym imieniem Muzeum.

2. Udostępnienie powierzchni następuje na podstawie Umowy zawartej pomiędzy Muzeum a organizatorem.

3. Organizatorem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Muzeum umowę dotyczącą udostępnienia powierzchni.

4. Regulamin stanowi integralną część Umowy. Zawarcie Umowy oznacza akceptację postanowień Regulaminu.

5. Muzeum zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia powierzchni, w szczególności jeżeli:

a) planowane wydarzenie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa;

b) jego charakter pozostaje niezgodny z misją, działalnością statutową lub dobrym imieniem Muzeum;

c) organizacja wydarzenia mogłaby naruszyć bezpieczeństwo osób lub mienia;

d) wydarzenie mogłoby zakłócić realizację zadań statutowych Muzeum;

e) organizator naruszył postanowienia wcześniejszych umów lub Regulaminów obowiązujących w Muzeum;

f) brak jest możliwości organizacyjnych lub technicznych umożliwiających realizację wydarzenia.

6. Muzeum nie udostępnia powierzchni na potrzeby organizacji w szczególności:

7. Wniosek o udostępnienie powierzchni należy złożyć za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej Muzeum albo przesłać pocztą elektroniczną na adres: [email protected], wykorzystując formularz stanowiący Załącznik nr 1 do Regulaminu.

8. Wnioski niekompletne albo niezłożone na obowiązującym formularzu mogą pozostać bez rozpoznania.

9. Złożenie wniosku nie oznacza rezerwacji terminu ani zobowiązania Muzeum do udostępnienia powierzchni.

10. Rezerwacja terminu następuje po przesłaniu organizatorowi potwierdzenia drogą elektroniczną. Potwierdzenie rezerwacji ma charakter organizacyjny i nie stanowi zawarcia Umowy.

11. Wniosek powinien zostać złożony co najmniej 21 dni przed planowanym terminem wydarzenia. W uzasadnionych przypadkach Muzeum może rozpatrzyć również wnioski złożone po tym terminie.

12. Organizator jest zobowiązany przekazać Muzeum wszelkie informacje niezbędne do oceny możliwości organizacji wydarzenia oraz przygotowania powierzchni do jego przeprowadzenia, w terminie wskazanym przez Muzeum. Muzeum może odmówić udostępnienia powierzchni, jeżeli organizator nie przekaże informacji, o których mowa w niniejszym ustępie, przed planowanym terminem wydarzenia albo przekazane informacje okażą się niepełne lub niezgodne ze stanem faktycznym.

13. O sposobie rozpatrzenia wniosku Muzeum informuje organizatora drogą elektroniczną.

14. Powierzchnia Muzeum Żołnierzy Wyklętych może być udostępniana w jednej z następujących form:

a) udostępnienie komercyjne;

b) udostępnienie niekomercyjne;

c) współpraca partnerska;

d) współorganizacja wydarzenia.

15. O udostępnieniu powierzchni decyduje Muzeum, uwzględniając w szczególności:

a) dostępność powierzchni w wybranym terminie,

b) charakter i cel wydarzenia;

c) zgodność wydarzenia z celami statutowymi Muzeum Żołnierzy Wyklętych,

d) możliwości organizacyjne i techniczne Muzeum;

e) bezpieczeństwo osób i mienia.

16. Muzeum nie świadczy usług cateringowych. Organizator może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych po uzyskaniu zgody Muzeum i ponosi pełną odpowiedzialność za organizację cateringu, zachowanie czystości, usunięcie odpadów oraz naprawienie szkód powstałych w związku ze świadczeniem tych usług. Zabrania się przygotowywania posiłków na terenie Muzeum oraz używania urządzeń grzewczych bez uprzedniej zgody Muzeum.

17. Muzeum zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu zaakceptowanego wydarzenia w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Muzeum, w szczególności z powodu działania siły wyższej, awarii technicznej, zagrożenia bezpieczeństwa osób lub mienia, decyzji właściwych organów albo innych okoliczności niezależnych od Muzeum. O zmianie lub odwołaniu wydarzenia Muzeum niezwłocznie poinformuje organizatora.

1. Organizator jest zobowiązany korzystać z udostępnionej powierzchni wyłącznie w celu i zakresie określonym w Umowie oraz zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

2. Organizator oraz uczestnicy wydarzenia nie są uprawnieni do dokonywania jakichkolwiek zmian w udostępnionej powierzchni, w szczególności zmian wystroju, przestawiania wyposażenia, montażu elementów dekoracyjnych ani ingerencji w wyposażenie lub instalacje budynku, bez uprzedniej zgody Muzeum.

3. Organizator zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej, sanitarnych i porządkowych obowiązujących w Muzeum oraz stosowania się do poleceń pracowników Muzeum wydawanych w związku z organizacją wydarzenia i zapewnieniem bezpieczeństwa osób oraz mienia.

4. Godziny, w których odbywają się prace (montaże i demontaże) związane z organizacją wydarzenia oraz ich zakres, należy bezwzględnie ustalić przed zawarciem Umowy z Muzeum.

5. Obsługa udostępnianego przez Muzeum sprzętu multimedialnego w przestrzeniach może być wykonywana tylko i wyłącznie przez osoby wyznaczone ze strony Muzeum.

6. Korzystanie ze sprzętu należącego do organizatora wymaga uprzedniego zgłoszenia Muzeum oraz jego akceptacji. Organizator zobowiązany jest wskazać rodzaj, liczbę oraz planowane miejsce wykorzystania sprzętu przed zawarciem Umowy.

7. Udostępnienie powierzchni upoważnia organizatora oraz Uczestników Wydarzenia do korzystania z powierzchni wskazanych w Umowie oraz z przestrzeni ogólnodostępnych, zgodnie z ich przeznaczeniem.

8. Organizator jest odpowiedzialny za zapewnienie, aby uczestnicy wydarzenia przebywali wyłącznie w przestrzeni określonej w umowie i w przestrzeniach ogólnodostępnych.

9. Organizator odpowiada za organizację wydarzenia, bezpieczeństwo jego uczestników oraz prawidłowy przebieg wejścia i opuszczenia obiektu przez uczestników, w zakresie wynikającym z charakteru organizowanego wydarzenia.

10. Muzeum może odmówić wstępu do budynku lub nakazać jego opuszczenie osobie, której zachowanie narusza postanowienia Regulaminu, zagraża bezpieczeństwu osób lub mienia albo zakłóca porządek. Muzeum jest również uprawnione do weryfikacji liczby uczestników wydarzenia oraz odmowy wstępu osobom, których obecność spowodowałaby przekroczenie liczby uczestników określonej w umowie lub wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.

11. Jeżeli charakter wydarzenia tego wymaga, Muzeum może zobowiązać organizatora do zapewnienia dodatkowej ochrony wydarzenia. Koszty ochrony ponosi organizator, o ile obowiązek ten został wskazany przed zawarciem umowy.

12. Organizator zobowiązany jest do utrzymywania porządku i czystości w udostępnionej powierzchni przez cały okres korzystania z niej.

13. Organizator zobowiązany jest do zapewnienia dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez uczestników wydarzenia, jeżeli uczestnicy nie korzystają z szatni samoobsługowej, znajdującej się w przestrzeni Muzeum.

14. Po zakończeniu wydarzenia organizator zobowiązany jest zwrócić powierzchnię w stanie niepogorszonym, uporządkowaną oraz opróżnioną z rzeczy należących do organizatora lub osób trzecich.

15. W przypadku pozostawienia rzeczy po zakończeniu okresu udostępnienia Muzeum może usunąć je na koszt i ryzyko organizatora, po uprzednim wezwaniu organizatora do ich odbioru, chyba że charakter rzeczy lub względy bezpieczeństwa uzasadniają ich niezwłoczne usunięcie.

16. Organizator ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z Regulaminu lub umowy oraz zobowiązany jest do zwrotu uzasadnionych kosztów poniesionych przez Muzeum w celu usunięcia skutków tych naruszeń. 

1. Organizator ponosi pełną odpowiedzialność za organizację wydarzenia oraz jego zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami umowy i Regulaminu.

2. Jeżeli uzasadnia to rodzaj, charakter, skala lub stopień ryzyka związanego z wydarzeniem, Muzeum może uzależnić zawarcie Umowy lub udostępnienie powierzchni od posiadania przez Organizatora aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującego okres przygotowania, przeprowadzenia oraz zakończenia wydarzenia. Na żądanie Muzeum Organizator zobowiązany jest przedłożyć kopię polisy oraz potwierdzenie opłacenia składki.

3. Organizator ponosi odpowiedzialność za mienie wniesione na teren Muzeum przez siebie oraz osoby, którymi posługuje się przy organizacji wydarzenia, i we własnym zakresie zapewnia jego ochronę oraz ubezpieczenie.

4. Organizator odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników, współpracowników, podwykonawców, sponsorów oraz innych osób, którymi posługuje się przy organizacji wydarzenia, jak za własne działania.

5. Muzeum nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenie mienia organizatora ani osób, o których mowa w ust. 4., pozostawionego na terenie Muzeum, chyba że szkoda powstała z przyczyn, za które Muzeum ponosi odpowiedzialność na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku wydarzeń trwających dłużej niż jeden dzień pozostawienie mienia na terenie Muzeum następuje na ryzyko organizatora.

6. Muzeum nie ponosi odpowiedzialności za program, treść, jakość ani poziom merytoryczny wydarzenia organizowanego przez organizatora, z wyjątkiem wydarzeń współorganizowanych przez Muzeum w zakresie wynikającym z zawartej Umowy.

7. Organizator ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone Muzeum lub osobom trzecim w związku z organizacją wydarzenia, spowodowane przez organizatora, uczestników wydarzenia lub osoby, o których mowa w ust. 4., i zobowiązany jest do ich naprawienia na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.

8. W przypadku powstania szkody Strony sporządzają protokół określający, w miarę możliwości, rodzaj, zakres i okoliczności powstania szkody. Jeżeli organizator odmówi udziału w sporządzeniu protokołu lub nie stawi się pomimo wezwania, Muzeum może sporządzić protokół jednostronnie.

9. Naprawienie szkód w mieniu Muzeum następuje na koszt organizatora. Muzeum może zlecić wykonanie niezbędnych napraw wybranemu przez siebie podmiotowi, a organizator zobowiązany jest zwrócić Muzeum uzasadnione i udokumentowane koszty naprawy w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty.

10. Organizator zobowiązany jest zapewnić zgodność wydarzenia z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej, wymogów sanitarnych oraz innymi przepisami mającymi zastosowanie do organizowanego wydarzenia.

11. Organizator zobowiązany jest uzyskać wszelkie wymagane zgody, zezwolenia i licencje oraz uiścić należne opłaty związane z organizacją wydarzenia, w szczególności wynikające z przepisów prawa autorskiego i praw pokrewnych.

12. W przypadku zgłoszenia wobec Muzeum roszczeń osób trzecich wynikających z działania lub zaniechania organizatora, w szczególności z naruszenia praw autorskich lub praw pokrewnych, organizator zobowiązany jest, w zakresie dopuszczalnym przez prawo:

13. Muzeum ma prawo odmówić rozpoczęcia wydarzenia, przerwać je albo zobowiązać organizatora do zmiany sposobu jego przeprowadzania, jeżeli organizator:

14. Organizator zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz ponosi odpowiedzialność za realizację obowiązków wynikających z tych przepisów w zakresie, w jakim samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją wydarzenia.

15. W przypadku utrwalania przebiegu wydarzenia w formie fotografii, nagrań audio lub wideo Organizator zobowiązany jest posiadać odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych osobowych i rozpowszechniania wizerunku oraz dopełnić obowiązków informacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

1. Wnoszenie i spożywanie alkoholu na teren Muzeum Żołnierzy Wyklętych jest zabronione.

2. Na terenie Muzeum Żołnierzy Wyklętych obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz papierosów elektronicznych oraz używania innych urządzeń wytwarzających dym lub aerozol.

3. Organizator nie jest uprawniony do oddawania udostępnionej powierzchni do korzystania osobom trzecim, w szczególności do jej podnajmowania, użyczania lub dalszego udostępniania, bez uprzedniej zgody Muzeum.

4. Zabrania się niszczenia, uszkadzania, demontowania lub dokonywania innych ingerencji w elementy budynku, instalacje, wyposażenie oraz mienie znajdujące się na terenie Muzeum.

5. Bez uprzedniej zgody Muzeum zabrania się przytwierdzania, przyklejania, zawieszania lub mocowania jakichkolwiek przedmiotów do ścian, podłóg, sufitów, elementów szklanych, metalowych, drewnianych lub innych elementów budynku i jego wyposażenia.

6. Wnoszenie lub używanie urządzeń albo materiałów mogących powodować zadymienie, wzrost temperatury, pojawienie się otwartego ognia lub uruchomienie systemów przeciwpożarowych, w szczególności generatorów dymu, urządzeń wykorzystujących suchy lód, świec, pochodni lub urządzeń pirotechnicznych, wymaga uprzedniej zgody Muzeum oraz spełnienia wskazanych przez Muzeum wymogów bezpieczeństwa.

7. Muzeum może uzależnić zgodę, o której mowa w ust. 6, od zapewnienia przez organizatora obecności osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Koszty z tym związane ponosi organizator.

8. Bez uprzedniej zgody Muzeum organizator nie może dokonywać zmian wystroju ani układu udostępnionej powierzchni, w szczególności przestawiać stołów, krzeseł, gablot, elementów ekspozycji lub sprzętu, demontować wyposażenia ani wynosić go poza udostępnioną powierzchnię.

9. Na terenie Muzeum Żołnierzy Wyklętych obowiązuje zakaz wprowadzania zwierząt, z wyłączeniem psów asystujących osobom z niepełnosprawnościami.

10. Wnoszenie i spożywanie posiłków oraz napojów jest dopuszczalne wyłącznie w miejscach wskazanych przez Muzeum i po uzyskaniu jego uprzedniej zgody.

11. Zakazy i ograniczenia określone w niniejszym paragrafie obowiązują organizatora, uczestników wydarzenia oraz wszystkie osoby działające na rzecz organizatora lub za jego zgodą.

12. Organizator zobowiązany jest poinformować uczestników wydarzenia oraz osoby, którymi posługuje się przy jego organizacji, o zakazach i ograniczeniach obowiązujących na terenie Muzeum oraz zapewnić ich przestrzeganie.

1. Przez komercyjne udostępnienie powierzchni rozumie się odpłatne udostępnienie powierzchni Muzeum na potrzeby organizacji wydarzeń, których zasadniczym celem nie jest realizacja działalności statutowej Muzeum, w szczególności konferencji, kongresów, seminariów, szkoleń, wydarzeń firmowych, bankietów, sesji fotograficznych, nagrań oraz innych wydarzeń o charakterze komercyjnym.

2. Komercyjne udostępnienie powierzchni następuje za wynagrodzeniem określonym zgodnie z cennikiem stanowiącym Załącznik nr 3 do Regulaminu oraz na zasadach określonych w Umowie.

3. W przypadku wydarzeń biletowanych Muzeum może, niezależnie od opłaty określonej w ust. 2., pobrać dodatkowe wynagrodzenie stanowiące 15% przychodu brutto ze sprzedaży biletów, jeżeli obowiązek taki został przewidziany w Umowie.

4. Organizator jest zobowiązany do przekazania Muzeum, w terminie określonym w Umowie, informacji o liczbie sprzedanych biletów oraz wysokości przychodu ze sprzedaży biletów, wraz z dokumentami potwierdzającymi te dane, jeżeli sposób rozliczenia przewiduje udział Muzeum w przychodach z wydarzenia.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor Muzeum może wyrazić zgodę na zastosowanie obniżonej opłaty lub odstąpienie od pobrania części wynagrodzenia, w szczególności w przypadku wydarzeń organizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych lub przedsięwzięć o istotnym znaczeniu dla realizacji działalności statutowej Muzeum.

§ 7. Zasady współpracy partnerskiej

§ 8. Kary umowne

1. W przypadku nieopuszczenia przez organizatora udostępnionej powierzchni wraz z wniesionym wyposażeniem oraz uczestnikami wydarzenia w terminie określonym w Umowie, organizator zapłaci Muzeum karę umowną w wysokości 500,00 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia.

2. W przypadku korzystania przez organizatora z powierzchni niewskazanych w Umowie lub przekroczenia uzgodnionego zakresu udostępnienia bez uprzedniej zgody Muzeum, organizator zapłaci Muzeum karę umowną w wysokości 1.000,00 zł za każde stwierdzone naruszenie.

3. W przypadku udostępnienia przez organizatora powierzchni lub prawa do korzystania z niej osobie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Muzeum, organizator zapłaci Muzeum karę umowną w wysokości 2.000,00 zł za każde naruszenie.

4. Zapłata kar umownych nie wyłącza prawa Muzeum do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

5. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Muzeum do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

6. Muzeum może dochodzić zapłaty kilku kar umownych, jeżeli doszło do naruszenia więcej niż jednego obowiązku wynikającego z Umowy.

7. Organizator zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty.